Схема бизнес процесса для нетерпеливых

Схема бизнес процесса отражает его суть и механизм работы. Создать схему само по себе не очень сложно. Достаточно понимать, на какие вопросы должна отвечать схема, а далее придерживаться алгоритма создания. Если вам не терпится приступить к созданию моделей или вы не знаете, с чего начать — эта статья для вас.

Хочу напомнить, что до начала описания бизнес процессов необходимо установить их границы. Список всех бизнес процессов компании — платформа, с которой необходимо начинать.

Алгоритм, который я здесь привожу, будет полезен тем, кто только собирается описывать бизнес процессы. Для тех, кто проходил у меня обучение, статья будет отличным повторением пройденного))))

Схема бизнес процесса — инструкция для нетерпеливых

1 — Задайте границы процесса

Каждый бизнес процесс начинается и заканчивается с события. Первое, что необходимо сделать — обозначить события начала и окончания.

2 — Нарисуйте основные блоки процесса

Расположите основные блоки (подпроцессы, операции) бизнес процесса в том порядке, в котором они выполняются.

Не усложняйте схему на данном этапе. Отобразите блоки так, будто процесс выполняется идельно.

3 — Добавьте развилки и другие события

А вот теперь пора немного усложнить. Добавьте основные варианты развития процесса и основные промежуточные события. Дополните схему недостающими операциями.

4 — Обозначьте роли участников процесса

В бизнес процессах нет должностей или конкретных сотрудников. Вместо этого используется понятие «роль». Один сотрудник может выполнять множество ролей. Одну роль может выполнять множество сотрудников. Из набора ролей складывается должность.

По необходимости добавляйте недостающие операции.

5 — Разместите на схеме документы

Документ — это не обязательно официальная бумага с семью подписями. С точки зрения управления бизнес процессами документ — это информация на любом информационном носителе. Электронное письмо, доклад, презентация, СМС — все это документы.

Иногда необходимо отобразить промежуточные продукты. Это заготовки, полуфабрикаты или просто важные части работы, которые переходят из одного блока процесса в другой. Добавьте их на этом этапе. По необходимости.

6 — Добавьте используемые программы и базы данных

Процесс должен отражать, какие программы и базы данных в нем используются.

7 — Расположите инструменты и материалы

Если в процессе используются инструменты и/или материалы, это также нужно отобразить. Основные моменты можно обозначить на схеме бизнес процесса. Детальное описание лучше дать в комментариях и специальных разделах описания. Отличный вариант — составить схему, ориентированную именно на использование инструментов и материалов. В подобной схеме упор делается не на поток работ, а на то, как, в каком количестве и какие материалы используются в бизнес процессе.

8 — Определите показатели эффективности в бизнес процессе

Расположите на схеме бизнес процесса показатели эффективности, которые тем или иным способом учитываются в системе.

9 — Свяжите полученную схему с другими процессами

Каждый бизнес процесс — это лишь часть большой системы. Все процессы связаны между собой. По сути, связь является чем-то, чем процесс обменивается с другими процессами. Обратите внимание: необходимо указать процессы, с которыми связан текущий процесс, а также то, чем они обмениваются.

Связь бизнес процесса с другими процессами

10 — Проверьте полученную модель бизнес процесса

В принципе, схема готова. Схема бизнес процесса должна отвечать на следующие вопросы:

• С чего начинается и чем заканчивается бизнес процесс?
• С какими процессами он связан? Чем обменивается?
• Какие операции выполняются? В каком порядке?
• Кто выполняет операции в процессе?
• Какие документы используются и появляются в процессе? В каких операциях эти документы используются/появляются?
• Какие инструменты, материалы, ПО и базы данных используются в процессе и в каких операциях?
• Какие показатели эффективности и где именно фиксируются в бизнес процессе?

Качественно подготовленная схема должна быть проста для восприятия и достаточно информативна.
Схема бизнес процесса должна быть понятна «человеку с улицы».
Схема бизнес процесса на этапе описания должна отражать то, как процесс выполняется в реальной жизни.

Данный алгоритм позволит вам довольно просто и быстро описать необходимые бизнес процессы. Далее я буду подробно рассказывать об описании бизнес процессов. Оставайтесь на связи.

Поделиться :

ПОХОЖЕЕ

25.12.20 Хотите решить проблему, которая возникает в бизнес-процессе? Начните с модели. А если думаете, что разработать модель бизнес-процесса, это сложно, я… 23.09.21 Диаграмма SIPOC представляет собой высокоуровневое представление процесса. Диаграмма позволяет определить и компактно отобразить самое главное: поставщиков, входы, процессы, продукты и… 09.07.20 Регламентация бизнес процессов и их стандартизация, это одно и то же, или нет? Чем отличается регламент от стандарта? А что…

26 comments

А где определяются зоны ответственности?

Зона ответственности в процессе = роль. Зона ответственности должности = совокупность всех ролей, которые предписаны должности.

Роман, добрый день.

Вы используетет BPMN нотацию. А как Вы отображаете процессы верхнего уровня? Если не секрет, какой инструмент Вы используете для описания?

С уважением,
Михаил Сыров.

Михаил здравствуйте. Да действительно, за основу я беру BPMN. На мой взгляд, данная нотация имеет ряд существенных преимуществ перед остальными.
Процессы верхнего уровня отображаются в виде карты. Она может создаваться как посредством обычного графического редактора, наподобие Visio, так и в ПО для моделирования процессов. Для работы я использую 2 ПО — BizAgi и Visual Paradigm.

Роман, большое спасибо за ваши материалы. Сейчас учусь по ним и пробую делать описания для своей компании.

Вопрос скорее к более свежему посту про способы описания, но там закрыты комментарии почему-то.

Скорее всего для описания БП потребуется не только схема, но и инструкции для исполнителей. Как лучше комбинировать эти документы?

Например, создать текстовый документ — регламент БП, в котором встроить схему и дополнить её текстовыми инструкциями. Но что делать, если у процесса несколько исполнителей на разных этапах? Разбивать на отдельные документы по каждому исполнителю?

Поясню немного, почему этот вопрос. У нас раньше были инструкции для сотрундиков по ролям. Например, рабочая инструкция менеджера по продажам. И там описаны действия сотрудника в разных процессах. Такая инструкция а) получается громоздкой б) неудобна в обновлении при изменениях процесса в) не показывает сотруднику общую картинку — он видит только свой участок и не понимает задачи процесса.

Как вы рекомендуете переходить от описаний процессов к инструкциям для сотрудников?

Спасибо за ответ и еще раз за блог. Пишите еще обязательно — невероятно редкие и полезные вещи.

Стас, спасибо за теплые слова.
1. Какие именно инструкции вы имеете ввиду? Если рабочие инструкции — то это такая же часть описания как и все остальное. Рабочие инструкции это просто крайне детализированный уровень. Т.е. вы можете описать любой процесс до уровня инструкций.
2. Если вы имеете ввиду должностные инструкции, то они создаются по следующему принципу: в бизнес процессах определены роли — совокупность ролей в БП составляет должность — должности уже назначаются людям. Именно так связываются ДИ и описание процессов.
3. Сотрудники разных уровней получают разные уровни описания процесса. Но описание всегда содержит основные моменты (цели, задачи, границы и т.д.), чтобы сотрудник не терял связи процессов.

мммм… немного запутано объяснил. По хорошему, ответ на этот вопрос займет целый пост))) Давай так, отправь мне письмо, обменяемся контактами и созвонимся. Быстро все объясню.

Бизне начинается не со звонка клиента, а с его привлечения, ведь самое главное — это сделать так, что бы клиент позвонил, у Вас этого не указано, так что это теория, начав работать по которой можно (а скорее всего так и будет) прогареть. Можно сделать схему, продающие скрипты, все организовать и….. сидеть у молчащего телефонного аппарата и гордиться своей гениальной схемой. Так что к статье ссрьезно не отнесся, ибо это теория и популизм…. Как говорят в рознчной торговле три главных составляющих: место, место и место…

Процесс привлечения предшествует данному. Вы видимо не знакомы с принципами управления БП. Как воспринимать материал — ваше право.

Вполне возможно, я очень поверхностно сужу, а есть аналогичная схема по привлечению клиентов?

Описание бизнес-процессов: методы и инструменты

10 июля 2019

Описание бизнес-процессов: методы и инструменты

Финансовый директор группы компаний «Радиус». Имеет большой опыт работы в финансовом консалтинге, а также в управлении финансовой службой инвестиционной компании, специализирующейся на вложениях в высокотехнологичные проекты.

Определение и суть бизнес-процессов

Каждое предприятие можно рассматривать как целостную структуру взаимодействующих объектов, субъектов и функций. Взаимодействия, в результате которых происходит преобразование исходного материала в целевой материал, называют процессами, а всю структуру часто называют архитектурой процессов. Читайте также, как внедрить систему 5S на производств е.

Действующее предприятие можно описать в рамках одной из нескольких парадигм:

1. Инфологическая – предприятие как база данных.
2. Коммуникационная – предприятие как совокупность участников, которые находятся в совокупности отношений между собой – «договаривающиеся стороны».
3. Трансформационная – предприятие как фабрика по переработке ресурсов в конечный продукт. Ключевой частью понимания предприятия в рамках этой парадигмы являются бизнес-процессы.

Бизнес-процессы – это взаимосвязанные и последовательные действия, отвечающие следующим опциям:

• целью является производство продукции или услуги;
• в процессе участвуют люди. В противном случае мы говорим о технологическом процессе, который подчиняется иным принципам управления.

Этапы внедрения бизнес-процессов

Постановка бизнес-процессов на предприятии состоит из нескольких этапов (см. рисунок 1).

Рисунок 1. Этапы постановки бизнес-процессов на предприятии

Недооценка любого из этапов делает бессмысленным проект постановки бизнес-процесса.

1. Выявление и документирование процесса. Важно проанализировать текущую ситуацию, прежде чем приступать к изменениям. В результате этого этапа должна появиться модель «AS IS» (как есть), выявлены узкие места и потенциал возможных изменений.
2. Анализ процесса проводится до и после его внедрения. Этот этап определяет необходимые изменения, инструментарий и ресурсы.
3. Описание бизнес-процесса дает полную информацию по планируемым изменениям. Результатом этого этапа должен стать задокументированный план, обязательный к исполнению. На практике этот этап ошибочно принимают за завершающий. И тогда документ, описывающий процесс, становится «неработающим».
4. Реализация – это исполнение принятых решений. Во время этого этапа формируется дополнительная информация об эффективности бизнес-процесса в целом, его участников и ключевых этапов. Информация, генерируемая в процессе реализации, способна поддержать и усилить конкурентные преимущества компании на рынке.
5. Контроль остается самой недооценённой частью задачи постановки бизнес-процесса. Без последующего контроля и анализа действующих процессов, весь проект по внедрению окажется неэффективным. Недооценка этого этапа отчасти оправдана тем, что от процесса ожидается его самодостаточность. Механизм внедряется для экономии времени и ресурсов. Но любой процесс продолжает требовать внимания.

Часто кажется, что у менеджмента компании в результате постановки бизнес-процесса должна появиться «волшебная кнопка». После нажатия на «волшебную кнопку» автоматически получается ожидаемый результат. Однако не все решения лежат в области автоматизации. Компетентный аналитик должен своевременно учитывать все аспекты деятельности предприятия и предложить оптимальные для конкретной ситуации решения.

Методологии и инструментарий описания бизнес-процесса

Важным, но непринципиальным моментом является вопрос выбора инструментария для описания бизнес-процесса. Эффективность инструмента определяется гибкостью и простотой применения, а также способностью учитывать все парадигмы описания деятельности предприятия. В современной методологии управления чаще всего упоминается инструмента описания бизнес-процессов: BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Его отличают:

• умеренная плотность подачи информация;
• гибкость;
• широкая аудитория (бизнес-аналитики, системные аналитики, разработчики баз данных и приложений).

Коммуникации и каналы передачи информации, которые являются неотъемлемой частью бизнес-процессов, представляют собой очень сложную паутину последовательных действий. BPMN 2.0 призван учесть все возможные аспекты деятельности компании. Благодаря этому подходу, существенно облегчается внедрение и автоматизация бизнес-процессов.

В результате описания получается графическая иллюстрация и текстовое сопровождение, поясняющее ключевые аспекты процесса (см. рисунок 2).

Рисунок 2. Пример графического описания бизнес-процесса в рамках нотации BPMN 2.0

BPMN 2.0 – это своего рода баланс между легкостью восприятия и сложностью описания бизнес-процесса. Инструмент находится в свободном доступе на сайте Object Management Group.

Виды бизнес-процессов

Описание бизнес-процессов невозможно без понимания их видов и классификации основных участников.

В литературе и практике встречается несколько видов классификаций. Чаще всего процессы классифицируют по следующим группам:

• основные,
• вспомогательные,
• управленческие.

Основные непосредственно завязаны на задачи производства и реализации продукции, оказания услуг. Именно здесь генерируется большая часть добавленной стоимости и инвестиционных рисков.

Вспомогательные предназначены для обеспечения работы основных процессов. Речь идет, например, о бухгалтерии, процессе подготовки и найма персонала, работе IT-службы и прочее.

Управленческие оказывают влияние на деятельность всех подразделений и в то же время непосредственно не участвуют в их работе. Основные задачи управленческих процессов:

• выбор направлений развития компания;
• контроль за исполнением поставленных задач.

Принято считать, что все бизнес-процессы важны, и нельзя расставлять жесткие приоритеты. Но на практике проблемы в основных подразделениях могут обойтись компании на порядок дороже, чем во вспомогательных.

Участники

Участников группируют по-разному, но так или иначе, следующие роли присутствуют во всех методиках:

1. Владелец.
2. Менеджер.
3. Исполнитель.
4. Аналитик.
5. Инженер.

Владелец – это основной бенефициар бизнес-процесса. Владелец распоряжается ресурсами, владеет полномочиями, необходимыми и достаточными для исполнения процесса, и несет ответственность за его эффективность. У конкретного процесса свой владелец. Например, владельцем процесса поиска нового сотрудника и его трудоустройства является руководитель службы HR.

Менеджер управляет выполнением конкретного бизнес-процесса на оперативном уровне. Он контролирует исполнение регламентов. Исполнитель отвечает за исполнение любой из задач или групп задач, входящих в бизнес-процесс. Аналитик и инженер отвечают за оптимизацию с той разницей, что инженер обеспечивает техническое исполнение.

Кроме разделения по ролям, участников разделяют по степени контролируемости или простым языком – по месту работы.

Внутренние – сотрудники компании, ответственные за выполнение задач.

Внешние – участники, неработающие в компании. При этом они влияют на ход исполнения задач, стоящих перед сотрудниками компании.

Роли, нотации BPMN, программное обеспечение и оборудование, обеспечивающие автоматизацию бизнес-процесса – все это неотъемлемые объекты и субъекты процесса описания.

Практика работы с бизнес-процессами

Можно отказаться от сложных инструментов описания в пользу упрощения. Например, использовать стандартную блок-схему с описательной частью. Выбор в пользу того или иного решения зависит от жизненного цикла компании, наличии ресурсов и готовности к серьезным кадровым решениям.

Бизнес-процесс – это всегда переход стоимости сотрудника в стоимость компании. Это шаг в сторону независимости компании от значимости конкретного сотрудника и от его влияния на результат. И каждый участник это чувствует и старается в той или иной мере повлиять на сохранение своей стоимости, включая и осознанные шаги на снижение эффективности бизнес-процесса. В этом же заключается и основной вопрос поиска баланса.

Добавочная стоимость часто формируется в большей степени в участках, где требуется творческий подход. Излишний контроль может привести к обратным от ожиданий последствиям. Во всех других случаях, внедрение управления бизнес-процессами при сбалансированном подходе оправдывает себя в полной мере.

При описании бизнес-процессов следует придерживаться следующих рекомендаций:

1. Результаты, которые компания ожидает получить на выходе процесса, должны быть четко сформулированы и измеримы.

2. Не стоит внедрять процесс, не имея инструментария и ресурсов для контроля за его исполнением.

3. Самыми дисциплинированными исполнителями задач бизнес-процессов должны стать генеральный директор и топ-менеджмент компании.

4. «First things first». Основное внимание следует уделять основным процессам. Если есть критичные сложности в основных, эффективность вспомогательных процессов не будет давать никакой добавочной стоимости.

5. Все участники должны быть осведомлены и мотивированны. Каждый сотрудник должен хорошо представлять:

• свои задачи;
• сроки для исполнения задач;
• формулу и способы измерения результата;
• вознаграждение в случае успешного выполнения поставленных задач.

6. При описании бизнес-процесса используйте простые и распространенные определения. Задача описания процесса – сделать его понятным для целевой аудитории. Самовыражение желательно оставить для других задач.

7. Никто не знает ваш бизнес лучше, чем вы сами. Консультанта целесообразно привлечь лишь в качестве модератора. Основную работу по описанию бизнес-процесса эффективнее доверить его будущим исполнителям.

8. «Лучшее – враг хорошего». Оптимизация бизнес-процессов – это цикличная задача, но процесс оптимизации не следует делать вечным. Если же процесс «сбоит», то можно использовать стандартные методы:

• упрощение (исключаются несущественные звенья);
• стандартизация определенных участков (например, шаблоны документов).
• исключение дублирующих задач, исключение излишнего описания БП;
• аутсорсинг (передача исполнения дискретных задач сторонним компаниям);
• оптимизация сроков (сокращение или увеличение сроков для регламентированных задач).

9. Разные уровни описания. При выборе глубины описания следует ориентироваться на его пользователя. Описание для сотрудника IT подразделения, для исполнителя и для сотрудника генерального директора должны иметь разную глубину.

10. Следует помнить, что основная задача постановки бизнес-процесса – это автоматизация исполнения существенных для бизнеса задач. Игнорирование современных инструментов автоматизации приводит к существенному снижению эффективности процесса.

Выводы

Внедрение бизнес-процессов – это сложный и цикличный процесс. Описание бизнес-процессов – ключевой, но не завершающий этап его внедрения. Без последующего анализа и контроля, процесс не даст ожидаемого эффекта. Нотации и инструментарий описания выбирается исходя из стадии жизненного цикла компании, наличии ресурсов и готовности к серьезным кадровым решениям. При этом учитывается способность инструментария автоматизировать процессы. Язык BMPN 2.0 является одним за наиболее популярных среди языков, используемых для описания.

Внедрение управления бизнес-процессами особенно эффективно при необходимости минимизировать в работе влияние человеческого фактора. Первостепенное влияние при внедрении и описании стоит уделить основным процессам: проблемы в ключевых процессах не могут быть компенсированы конкурентоспособным уровнем во вспомогательных процессах.

Бизнес-процессы виды и управление [описание и примеры]

Разделение бизнеса на составные части – бизнес-процессы, определение их роли в достижении целей, классификация бизнес-процессов по видам и их отличие от бизнес-проектов – этим вопросам посвящается данная страница. Она для тех, кто хочет наилучшим образом управлять своим бизнесом, планируя и контролируя бизнес-процессы. По сути, бизнес-процесс – это последовательность операций, создание определённого продукта или услуги для потребителей. В процессе определенных действий происходит преобразование исходных материалов, продукции в нужный нам результаты. Создается ценность для потребителя.

Бизнес процессы в организации

В современной трактовке бизнеса любая коммерческая организация, её деятельность рассматривается как совокупность бизнес-процессов. Это называют процессный подход к управлению. При этом подходе деятельность предпринимателя представляют как сеть бизнес-процессов с определёнными входами и выходами, необходимыми ресурсами и конечным результатом. Сам объект управления становится более прозрачным и понятным. Предприниматель сможет разработать для себя показатели эффективности по каждому процессу, учесть их влияние на основную цель бизнеса. Именно структуризация деятельности бизнесмена по отдельным процессам позволяет ему грамотно планировать и контролировать конечные результаты, выявлять основные проблемы и «косяки».

Важно сначала построить систему бизнес-процессов «как есть», потом определить структуру «как надо». Изучение этих двух карт процессов позволит составить список конкретных мероприятий, которые нужно провести, чтобы перевести управляемую бизнес-систему из одного состояния (существующего, проблемного) в другое (желаемое, оптимальное).

Формула построения и оптимизации бизнес-процессов

Виды бизнес-процессов

По своей природе бизнес-процессы делятся на две большие группы:

• основные бизнес-процессы,
• вспомогательные бизнес-процессы.

1. Основные бизнес-процессы приносят организации текущую прибыль и являются по существу центрами прибыли. Эти процессы – основные источники ценности для клиентов бизнеса, а потому главные генераторы денежных потоков организации.
2. Вспомогательные бизнес-процессы обеспечивают основные процессы и поддерживают всю инфраструктуру бизнеса. Они существуют для того, чтобы помогать успешному выполнению основных целей предпринимателя. Напрямую прибыль они не генерируют, и потому относятся к центрам затрат (издержек). В каждом конкретном случае разделение бизнес-процессов на основные и вспомогательные будет различным.

В свою очередь вспомогательные бизнес-процессы подразделяют на:

• бизнес-процессы управления,
• бизнес-процессы развития.

1. Бизнес-процессы управления управляют основными и вспомогательными бизнес-процессами и представляют собой центры затрат. Эти затраты должны быть, конечно же, минимальными. Однако совсем без них не обойтись, ибо каждый бизнес нуждается в грамотном управлении.
2. Бизнес-процессы развития образуют наиболее интересную группу процессов, целью которых является обеспечение выживаемости компании и прироста прибыли в долгосрочной перспективе. Их по праву можно назвать центрами инвестиций или венчур-центрами. Затраты на них называются инвестиционными и они должны окупаться в дальнейшем через дополнительные поступления доходов.

Рассмотренная классификация удобна для менеджеров, т.к. позволяет лучше понять деятельность своей организации и эффективно управлять ею. Каждая из групп бизнес-процессов играет свою особую роль в достижении конечных финансовых результатов. Поэтому необходимо анализировать, учитывать и своевременно корректировать воздействие.

Бизнес-процесс и бизнес-проект

В большинстве случаев бизнес-процессы развития являются бизнес-проектами. Они состоят из разовых уникальных и неповторимых мероприятий. Это процессы реструктуризации, автоматизации, вывода новых продуктов на рынок, и прочих проектов, являющихся частью стратегического развития компании.

У ряда компаний, даже основные бизнес-процессы или часть их представляет собой не процессы, а проекты. Так, строительные, консалтинговые, hi-tech и организации, работающие на заказ, зарабатывают деньги за счёт основных бизнес-проектов.

Возникает вопрос, чем же бизнес-проект отличается от бизнес-процесса и где между ними граница?

Различия между проектами и процессами

Принципиальные различия между процессами и проектами отражает таблица 1 -Различия между проектами и процессами

Таблица 1. Различия между проектами и процессами
Элемент	Процесс	Проект
Работы, Взаимодействия, Ресурсы, Роли	Привычные, повторяющиеся	Новые, разовые, многообразные
Окружение	Привычное, стабильное	Новое, меняющееся
Сроки	Текущие	Ограниченные
Приоритеты бизнеса	Воспроизводство	Достижение цели
Основные элементы жизненного цикла организации	Реализация	Планирование, реализация, контроль, завершение
Изменения в бизнес-организации	Эволюционные: превращение ресурсов в продукт	Революционные: в самой системе бизнеса, технологиях, окружении, компетенциях персонала

Таким образом, из таблицы видно, что проекты отличаются от процессов более короткими во времени сроками реализации, несут инновационные изменения, имеют чётко выраженные цели развития. Необходимость управления большим количеством новых работ и ресурсов – вот главное отличие бизнес-проектов от бизнес-процессов. Все новое и непривычное несёт в себе большие риски и требует инновационных и творческих подходов к управлению.

Если рассматривать жизненный цикл проекта и процесса с точки зрения управленца, то мы увидим, что бизнес-проект – это бизнес-процесс, который выполняется один раз. Управление проектом – это управление изменениями, которые должны быть произведены в результате его осуществления. Поэтому подходы и методы проектного менеджмента (Project Managment) разрабатываются в науке и практике управления отдельно и имеют много специфики (см. статью Инновации в организации-нужны ли они? Классификация инноваций).

Многие бизнесмены считают, что скоро деятельность всех компаний будет состоять из совокупности бизнес-проектов и проектная концепция управления станет следующим этапом в эволюционном развитии организаций. Это произойдёт вследствие ускорения изменений внешней среды, сокращения времени жизни продуктов и услуг, уменьшения длительности бизнес-процессов. При этом бизнес-процессы все больше и больше становятся похожими на проекты.

Пример системы бизнес-процессов для ИП

Для примера возьмём индивидуального предпринимателя Ивана Иванова, который занимается оптовой торговлей продуктами питания, причём продажей товара занимается сам Иван.

Основные бизнес процессы для Ивана таковы: закупка товара –-> складирование товара –-> продажа товара.

Именно так выглядит цепочка создания ценности для клиента, это те процессы, за которые клиенты готовы платить деньги. Именно в этих процессах Иван считает себя наиболее компетентным.

Что касается вспомогательных процессов, то к ним относятся все процессы, которые поддерживают основные.
В рассматриваемом случае вспомогательные бизнес процессы:

• налоговый учёт;
• контроль доходов и расходов;
• юридическое обеспечение;
• хозяйственное обеспечение;
• ИТ-обеспечение;
• управление запасами;
• управление аутсорсингом (передача вспомогательных процессов сторонним организациям).

Поскольку Иван один выполнял всю работу, то процесс по управлению персоналом у него тоже отсутствует.
В частности, любой индивидуальный предприниматель должен контролировать доходы и расходы, вести налоговый учёт, а также обеспечивать себя необходимыми хозяйственными принадлежностями и оборудованием. Иван также пользовался услугами сторонних агентств, занимающихся ИТ-сопровождением и оказывающих юридические услуги. Поэтому он выделил в качестве вспомогательного процесс по управлению аутсорсингом.

Главное в процессном управлении – представить свой бизнес как единую систему, в которой любое, даже незначительное изменение отражается на всех или почти всех её составных частях. Поэтому Иван нарисовал карту своих процессов.

Карта бизнес-процессов для индивидуального предпринимателя.

карта бизнес-процессов для ИП

Каждый процесс имеет свой итог, однако для предпринимателя важна его роль в достижении целей бизнеса. Цель Ивана – увеличить свою годовую прибыль в 2020 году минимум в два раза. Поэтому все бизнес-процессы он рассматривает как своеобразные рычаги воздействия для достижения желаемого результата. Таблица 2.

Роли бизнес-процессов индивидуального предпринимателя в достижении цели

№	Бизнес-процесс	Основная роль в свете достижения цели предпринимателя
1	Налоговый учёт	Оптимизация налогообложения, в том числе затрат, связанных с том числе штрафов за неверным расчётом налогов
2	Контроль расходов	Оптимизация затрат предпринимателя, предотвращение необоснованных расходов
3	Юридическое обеспечение	Минимизация затрат, связанных с рисками штрафов и пени по договорам, с неверно составленными договорами, неисполнением обязательств контрагентами и т.д.
4	Хозяйственное обеспечение	Своевременное обеспечение основной деятельности необходимыми материалами и оборудованием хорошего качества и по доступной цене
5	ИТ-обеспечение	Обеспечение бесперебойной работы программного обеспечения
6	Управление запасами	Минимизация затрат по хранению продуктов и их списанию в связи с порчей
7	Управление аутсорсингом	Привлечения внешних исполнителей отдельных работ по разумной цене (критерий «цена-качество»)
8	Закупка товара	Доставка качественных продуктов по разумным ценам и в срок
9	Складирование	Обеспечение оптимального использования складских площадей, наилучших условий хранения товара, предотвращение хищений.
10	Продажа товара	Реклама, оповещение клиентов информацией о продуктах, быстрота и простота покупки, удобные формы расчётов

Роли бизнес-процессов в достижении цели ИП

Теперь, зная ключевые роли своих бизнес-процессов, Иван определил потребности каждого процесса в информации или ресурсах, а также требования к ним для его успешного выполнения. Например, возьмём процесс по закупке товара. Для того чтобы основная роль данного процесса была успешно выполнена, этот процесс нуждается в следующих данных и ресурсах:

Бизнес процессы по закупке товара:

• данные по товарным запасам (товарный остаток, дефицит по отдельным наименованиям);
• данные по продажам (прогноз продаж, заявки на товар);
• данные о характеристиках складского помещения (пожелания по формату заказываемых товаров, связанных с особенностями склада);
• отсутствие сбоев в программе по учёту товарных остатков, данных по продажам и т.д.

К этим данным процесс закупки предъявляет следующие требования:

• данные по товарным запасам должны поступать ежедневно не позднее 15:00, чтобы не позднее 17:00 сделать заказ поставщику на следующий день;
• данные по продажам должны также поступать ежедневно не позднее 15.00;
• данные по складу быть зафиксированы в отдельном документе и периодически пополняться. Доступ к документу должен быть постоянным.
• в случае неисправности программного обеспечения в части анализа потребностей в заказе товара, все поломки должны быть устранены не позднее 16.30 (кроме серьёзных неисправностей, которые требуют значительного времени для устранения).
• информация о заказах должна поступать в программу ежедневно не позднее 9.00, чтобы можно было планировать как будущие продажи, так и затраты на хранение товара на складе;
• вся первичная документация должна предоставляться бухгалтеру не позднее дня, следующего за её получением и т.д.

В результате были составлены требования по каждому бизнес-процессу, что позволило Ивану грамотно и эффективно управлять своим бизнесом. Теперь ему не приходилось вспоминать, не забыл ли он что-либо сделать. Он почувствовал положительный эффект от структуризации бизнес процессов на себе.

Помимо более чёткого распорядка дня, структуризация бизнес процессов позволила сменить одну из аутсорсинговых компаний, которая предоставляла услуги по ИТ-обеспечению. Это было сделано в результате выявленных проблем в ИТ-обеспечении, в частности, велико время устранения неисправностей и сбоев.

Таким образом, предпринимателю крайне важно представлять структуру своего бизнеса, иначе он не сможет увидеть всю картину, не будет знать последовательность действий, моменты, требующие особого внимания, и взаимосвязь процессов. А значит, предприниматель потеряет время и деньги.

PS. Управление может быть и ручное. Автоматизация бизнес процессов – это следующий этап. Первично все процессы должны быть прописаны вручную, подготовка алгоритма. Только после этого возможна автоматизация.

Если вы затрудняетесь в вопросах структуризации бизнеса по бизнес-проектам и определению их влияния на финансовый результат, обращайтесь к нам за помощью.

Ваш бизнес-процесс должен решать поставленную задачу, отвечать на тот вопрос, который рассматривается в рамках проекта. Все остальное — вопрос будущего возможного сотрудничества. Именно так и стоит пояснять разработчикам, почему вы не детализируете какие-то процессы или не рисуете еще какой-то бизнес-процесс, связанный с обсуждаемым.

Источник https://rzbpm.ru/knowledge/sozdanie-sxemy-biznes-processa-dlya-neterpelivyx.html

Источник https://upr.ru/article/opisanie-biznes-processov/

Источник https://rr52.ru/upravlenie-biznesom/biznes-protsessy/upravlenie-biznes-protsessami/