Как контролировать работу аутсорсинговой компании: чек-лист для клиента в 2025 году

Передача бухгалтерии на аутсорсинг — удобный и экономичный способ вести учет. Однако ответственность за правильность и своевременность отчетности всегда остаётся на компании-клиенте. В 2025 году Федеральная налоговая служба (ФНС) ужесточила требования к электронной отчетности: просрочки и ошибки могут привести к блокировке счетов и штрафам. Чтобы избежать финансовых рисков, важно регулярно контролировать работу аутсорсинговой компании. Компания «Формула. Аутсорсинг бухгалтерии» предлагает практичный чек-лист, который поможет вам быть уверенными в качестве услуг.

Зачем нужен контроль?

Аутсорсинговая компания берет на себя ведение бухгалтерии, но ответственность за ошибки в отчетах и налогах лежит на вас. Контроль помогает своевременно выявлять несоответствия, минимизировать риски штрафов и блокировок, а также поддерживать прозрачность финансовых процессов.

Чек-лист для эффективного контроля работы аутсорсера

1. Доступ к электронному документообороту

• Убедитесь, что у вас есть личный вход в облачную систему, где хранятся все бухгалтерские документы:
  • Скан-копии сданных деклараций (НДС, УСН, НДФЛ);
  • Электронные счета-фактуры и акты сверок;
  • Журналы операций по счетам банка и кассе.

• Регулярно проверяйте статусы документов: «подписано», «отправлено в ФНС», «принято». Это гарантирует, что отчетность сдана вовремя и без ошибок.

2. Сверка сроков отчетности

• Запросите у подрядчика график сдачи отчетов:
  • Декларация по НДС — до 25 числа месяца, следующего за отчетным;
  • Расчеты по страховым взносам — до 30 числа;
  • Отчеты в Пенсионный фонд — до 15 числа.

• Следите за уведомлениями в личном кабинете ФНС, чтобы убедиться, что все отчеты поданы вовремя и приняты налоговыми органами.

3. Проверка данных бухгалтерского учета

• Ежемесячно сверяйте ключевые показатели:
  • Остатки на расчетном счете и в кассе сопоставляйте с выписками из банка;
  • Начисления заработной платы — учитывайте минимальный размер оплаты труда (МРОТ) в 2025 году — 35 000 рублей;
  • Корректность учета НДС, особенно при работе с электронными счетами-фактурами.

4. Аудит изменений в законодательстве

• Уточняйте у подрядчика, как они адаптируют учет к новым требованиям. В 2025 году важны:
  • Внедрение обновлённых XML-схем для деклараций;
  • Учет цифровых активов (например, криптовалюты) в соответствии с Федеральным законом № 259-ФЗ.

5. Работа с ошибками

• В договоре с аутсорсинговой компанией должны быть прописаны:
  • Максимальный срок исправления ошибок — не более 2 рабочих дней;
  • Ответственность подрядчика за штрафы, вызванные его ошибками.

• Регулярно проверяйте уведомления из ФНС в личном кабинете — их отсутствие говорит о качественной работе.

6. Контроль безопасности данных

• Убедитесь, что компания:
  • Хранит документы в зашифрованном облачном хранилище;
  • Применяет двухфакторную аутентификацию для доступа;
  • Регулярно обновляет квалифицированные электронные подписи (КЭП) — обязательное требование 2025 года.

Что изменилось в 2025 году?

• Автоматические штрафы — даже однодневная просрочка отчетности приводит к блокировке счетов через 72 часа.
• Интеграция с ФНС — налоговая инспекция теперь запрашивает документы напрямую из облачных архивов подрядчиков.
• Повышенные требования к квалифицированной электронной подписи — срок действия подписи сокращён, обновлять её необходимо каждые 15 месяцев.

Как реагировать на проблемы?

• Запросите отчёт — подрядчик обязан предоставить детализированную информацию о выполненных работах и копии отправленных документов.
• Проведите встречу — обсудите выявленные несоответствия и составьте план исправлений.
• Смените подрядчика — если ошибки повторяются, переход на нового аутсорсера занимает не больше недели.

Пример из практики

Индивидуальный предприниматель Ковалёва обнаружила расхождение в учёте НДС. Компания-аутсорсер оперативно предоставила исправленные документы в течение одного дня и компенсировала штраф. Это подтверждает важность контроля и ответственности подрядчика.

Итог: контроль — ваша гарантия спокойствия

Даже передав бухгалтерию на аутсорсинг, оставайтесь вовлечёнными в процессы. Используйте этот чек-лист минимум раз в месяц — это займет 2–3 часа, но поможет избежать серьёзных финансовых потерь и сохранить доверие к партнеру.

Надёжная аутсорсинговая компания не скрывает информацию и всегда открыта для диалога. Компания «Формула. Аутсорсинг бухгалтерии» гарантирует прозрачность и качество своих услуг, помогая клиентам уверенно вести бизнес в 2025 году. Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше!