Сколько нужно хранить документы о закупках с 2022 года

Срок хранения документации по закупкам по 44-ФЗ — не меньше 6 лет с момента начала заказа, но есть исключения. В течение этого времени уничтожать бумаги нельзя. Эти правила вступают в силу с 01.01.2022.

Как хранить документы до 2022 года

Закупочная документация заказчика хранится как в электронном, так и в бумажном видах. Правила, как должна храниться аукционная документация и другие регистры, определены не в 44-ФЗ. В законе о контрактной системе прописаны сроки только для бумажных процедур. В частности:

• конкурсная документация с изменениями и разъяснениями, заявки на участие в конкурсе, все протоколы и аудиозаписи вскрытия конвертов хранятся в течение не менее 3 лет (ч. 15 ст. 53 44-ФЗ, письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017);
• в ст. 90 определено, сколько хранятся заявки по 44-ФЗ, — документация с изменениями и разъяснениями о закрытом аукционе, заявки на участие, все протоколы хранятся в течение минимум 3 лет (ч. 13 ст. 90 44-ФЗ, письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017).

Сейчас (в 2021) срок хранения закупочной документации по 44-ФЗ составляет три года. По истечении этого периода организация либо продолжает хранить регистры, либо уничтожает их. Но с 01.01.2022 документация становится не обязательной для заказчиков (360-ФЗ от 02.07.2021). Теперь перед проведением закупки составляется извещение, проект контракта, техническое задание и другие бумаги, но не документация.

Порядок и сроки сохранности документальных материалов прописан в следующих нормативно-правовых актах:

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• приказ Росархива № 236 от 20.12.2019.

В пунктах 217-233 приказа Росархива № 236 от 20.12.2019 указан срок хранения планов-графиков по 44-ФЗ и других бумаг по закупкам — минимум 3 года. Объект и объем заказа не влияют на периодичность содержания регистров.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как хранить документы по 223-ФЗ. Используйте эти инструкции бесплатно.

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ .

Таблица сроков хранения

В таблице показали, какие документы подлежат хранению после закупочных процедур по 44-ФЗ, и разделили длительность по типам документов.

Вид регистра	Период сохранности, лет
Предельный срок хранения контрактов по 44-ФЗ (государственных и муниципальных контрактов)	5 (после исполнения)
Весь номенклатурный список закупочной документации, в том числе и переписки, как у организации-заказчика, так и у иных учреждений	3 (после завершения процедур, заключения контракта, признания заказа несостоявшимся)
Положения о комиссиях (единой, приемочной, экспертной и т. п.)	Постоянно
План-график	3
Все журналы регистрации	3
Реестры контрактов	Постоянно
Отчеты по контрактам	Постоянно
Реестры закупок, осуществляемых учреждением без заключения госконтракта	До ликвидации организации-заказчика

Если заказчик оформляет отдельное распоряжение о лимитах бюджетных обязательств, выделенных на закупочную деятельность, срок хранения приказа о лимите закупок определяется по п. 19 приказа Росархива № 236. Все приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся в течение 5 лет. А вот распоряжения по основной деятельности необходимо хранить постоянно или до ликвидации организации.

Как установить сроки хранения

Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и срок хранения архива по 44-ФЗ, ориентируясь на положения нормативных актов. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения.

Во внутреннем приказе организации-заказчика надлежит определить ответственное лицо и начало отсчета периода сохранности (1 января, следующее за годом осуществления процедуры).

Приказом утверждается перечень документации, которую хранит заказчик, и состав экспертной комиссии, ответственной за порядок учета таких материалов.

Распоряжение подписывается руководителем. Все перечисленные в нем ответственные лица должны поставить подписи, подтверждающие факт ознакомления с содержанием указа.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Документация о закупке по 44-фз: состав, требования, сроки хранения

В тендерной документации обозначают как технические, так и коммерческие нюансы сотрудничества.

В технической части указывают сведения, касающиеся объекта торгов:

• инструкции для поставщиков;
• информационные карты, в которых отражают порядок выполнения и подачи;
• наименование товара, виды работы;
• ссылки на стандарты, которые должны быть соблюдены при выполнении контракта;
• иные сведения и графики, касающиеся исполнения задачи, поставленной заказчиком.

Более подробный список сведений, входящих в техническую часть технической документации:

Техническая часть тендерной документации

Коммерческая часть состоит из информации о выставленных расценках, порядка исчисления цен, графика платежей, источников финансирования контракта. Здесь же указываются гарантии, предоставляемые заказчиком.

Помимо сведений, необходимых конкурсантом, в конкурсной документации указывают данные о пакете бумаг, который должен подготовить исполнитель/поставщик.

Обычно для участия в конкурсе желающие представляют:

• заявку;
• справку из банка, подтверждающую отсутствие задолженности;
• документы, содержащие технические, качественные и иные сведения, отражающие свойства предлагаемых материалов и товаров;
• проект договора о запланированных закупок;
• методические указания, необходимые для проведения расчётов по тендерной заявке;
• валюта, которая используется для проведения сделок;
• требования к тендерным заявкам;
• сроки окончания конкурса и место (способ) приёма заявок;
• дата и место открытия конвертов с полученными предложениями от претендентов;
• опись документации, прикладываемой к заявке.

Участник вправе обратиться за разъяснениями условий конкурса не позднее, чем за 10 дней до вынесения решения. Сам организатор тендера, получив прошение о пояснении положений конкурса, обязан разослать соответствующие разъяснения, но уже всем претендентом.

Заявка на участие в тендере

В этом разделе тендерный комитет в зависимости от предмета торгов определяет состав, содержание и формы представления информации. Приведенные в приложениях настоящих Рекомендаций формы представления не приведены в полном объеме и даны в виде иллюстраций.

Претендент, решивший принять участие в торгах, представляет в тендерный комитет следующие документы:

заявку на участие в подрядных торгах, в которой сообщается решение претендента об участии в торгах на условиях, приведенных в тендерной документации, или приводятся альтернативные предложения. В заявке указывается наименование, юридический адрес и банковские реквизиты претендента. Заявка подписывается руководителем, уполномоченным заключить контракт, и скрепляется печатью;

копию платежного документа, подтверждающего внесение первого задатка, и временное поручительство в форме гарантии банка;

справку о заключенных за последние 12 мес. контрактах с указанием основных условий контрактов с перечнем субподрядчиков, иностранных партнеров (если они имеются);

оферту, разработанную в соответствии с настоящей инструкцией, которая состоит из следующих частей:

При консорциуме эти же сведения предоставляет каждая партнерская фирма, если они имеются, а также перечень субподрядчиков.

Особенности участия субъектов ИП в аукционах

Законодательство Российской Федерации предусматривает право заказчика на выбор преимущественных предприятий. Чаще всего преимущество предоставляется малому бизнесу. Но Федеральное законодательство предусматривает такие случаи:

• преимущество может оказываться тем организациям и учреждениям, которые являются частью уголовно-исполнительной системы
• если участники тендера – организации инвалидов
• некоммерческие организации, которые имеют социальную ориентацию

Но чаще всего преимущества предоставляются именно ИП, как самому распространенному виду малого бизнеса.

На самом деле прибыльным предприятие может стать только тогда, когда будет принимать участие в тендерных торгах. Такие аукционы могут стать полезными не только для больших предприятий, но и для индивидуальных предпринимателей, которым очень выгодно участвовать в тендерных закупках.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Инструкция по заполнению заявки

Описанное выше можно также увидеть в инструкции по заполнению заявки, которая приложена к рассматриваемой закупке. Здесь заказчик приводит примеры того, как поставщику следует сформулировать характеристики предлагаемого товара. На следующем изображении приведена выдержка из инструкции в виде таблицы, где приводятся такие примеры:

Распространенный пример субъективного толкования — знак «/». В закупке, фрагмент инструкции которого приведен на следующем изображении, заказчик использует это знак в значении союза «или». Если в ТЗ указано, что нужно изделие шириной 90/100 см, поставщик в заявке должен указать «ширина 90 см» или «ширина 100 см». Тут же заказчик указывает, что если этот знак применяется в соответствии с типовыми правилами обозначений, то он не интерпретируется как союз «или». Приводится пример такого использования — он встречается в названии сухого трансформатора:

Тот же самый знак «/» может быть интерпретирован иначе. Например, запись «90/100» может обозначать любое значение в диапазоне от 90 до 100

Поэтому важно убедиться, что поставщик понял смысл, который в подобные обозначения вложил конкретный заказчик

Документы для участия в открытом конкурсе

В Федеральном законе №44 ст. 51 прописана процедура оформления заявок. Основным залогом успеха при подаче заявки на конкурс становится правильное оформление документов, которые должны соответствовать всем стандартам

Не менее важно следить за требованиями заказчиков, особенно если это негосударственные предприятия, а частные, так как их требования могут сильно отличаться

Для ознакомления со всеми требованиями стоит внимательно ознакомиться с конкурсной документацией. В ней можно найти всю необходимую информацию о сроках проведения тендера и месторасположения конкурсной комиссии.

Для получения заказчиком исчерпывающей информации о претенденте на тендер, необходимо представить такие документы:

1. Если претендентами являются юридические лица, в заявке нужно указывать название фирмы, адреса – фактический и юридический, ИНН, фамилию, имя, отчество главного руководителя предприятия.
2. Если участниками конкурса выступают физические лица, то необходимо указывать паспортные данные, полное имя, адрес фактического проживания, номер контактного телефона.
3. Для ИП необходимо сделать выписку из ЕГРИП или же сделать копию и заверить ее у нотариуса.
4. Для физических лиц нужно представить бумаги, которые подтверждают личность гражданина.
5. Доверенность или другой документ, который может подтвердить полномочия представителя участника тендера.
6. Сертификаты, лицензии на деятельность и другие бумаги, которые подтверждают соответствие претендента установленным требованиям.
7. Учредительные бумаги (их копии).
8. Решение о подписании большой сделки.
9. Если в стране введен специальный национальный режим, то предприятие должно представить документы, которые подтверждают соответствие такому режиму.
10. Если заказчик указывает в списке требований отдельный вид организаций, то участникам нужно подготовить документы, которые подтвердят их принадлежность к этому типу предприятий.

Кроме того, претендент должен указывать такую информацию:

• стоимость товара, который предлагается заказчику, его предполагаемые объемы, страна-производитель
• если комиссия требует, то еще нужно сделать копии бумаг, которые подтверждают соответствие товаров всем нормам и стандартам Российской Федерации
• если цена на контракт по тендеру установлена участником на четверть ниже той, которая изначально предполагалась заказчиком, то участнику конкурса необходимо предоставить бумаги, которые подтвердят добросовестность его намерений, а именно уже исполненные по такой цене контракты
• тендерное обеспечение, а именно документ, который подтвердит перевод необходимой для выполнения всех условий суммы или же банковской гарантии на нее

Должна быть выполнена нумерация всех документов. Их нужно скрепить, прошить. На каждом необходимо проставить печать организации и подпись руководителя или другого лица, у которого есть на это полномочия. Такой шаг необходим для того, чтобы заверить достоверность всех предоставляемых документов.

Что входит в закупочную документацию

Под закупочной документацией понимается совокупность всех документов, регламентирующих проведение тендера. Она включает, в частности, включает информацию:

• технического характера — описание предмета, его характеристик;
• юридического характера — на каких условиях должен исполняться контракт, какие санкции налагаются за его нарушение, права и обязанности сторон и так далее.

По сути, полный комплект документов, без которого невозможно проведение закупки, и составляет закупочную документацию.

Закрытые процедуры по упомянутым законам проводятся по другим правилам. Документация в открытом доступе не размещается. Познакомиться с ней могут те поставщики, кто получил приглашение поучаствовать в закрытой закупке. Если такое предложение заинтересовало, и поставщик хочет ознакомиться с документацией, то он делает заказчику соответствующий запрос.

В коммерческих торгах все иначе. Они не регулируются законами 44-ФЗ и 223-ФЗ, и для них не установлено требований о доступности документации. Поэтому размещаться она может на площадках, где проводятся торги. Доступ к ней могут получить только зарегистрированные пользователи ЭТП, а порой за это нужно платить дополнительно.

Проект контракта

Необходимо крайне внимательно ознакомиться с проектом контракта. Это нужно сделать на этапе принятия решения о том, стоит ли вообще участвовать в закупке. У поставщика должна быть полная уверенность в том, что он может качественно выполнить все пункты контракта. Ведь если хотя бы что-то не будет сделано либо будет исполнено некачественно, он не только потеряет обеспечение, но и попадет в Реестр недобросовестных поставщиков. Это значит, что в ближайшие 2 года он не сможет принимать участие в закупках.

При возникновении любых вопросов по тексту контракта стоит запросить разъяснение у заказчика. Не нужно рассчитывать на то, что можно будет уладить все спорные моменты потом. В рамках процедуры заключения контракта есть однократная возможность подать протокол разногласий, но это не относится к существенным условиям контракта. Через протокол можно указать закачку, что он, например, ошибся при внесении данных контракт, допустил отпечатки и так далее. А вот, допустим, изменить срок исполнения контракта, цену и другие существенные условия нельзя. Также нельзя и отказаться от исполнения контракта, когда одержана победа в тендере. Если победитель не подпишет контракт или не внесет в срок обеспечение контракта, он будет признан недобросовестным.

Как подготовиться к тендеру

Прежде чем регистрироваться на электронной торговой площадке, нужно понять, что такое тендер, как это работает и в какой последовательности нужно действовать. Для участия в тендере, независимо от его вида, необходимо пройти несколько стандартных этапов.

Этап 1. Поиск тендера

Все закупки государственных и муниципальных организаций проводятся в Единой информационной системе (ЕИС), сайт которой находится по этому адресу: www.zakupki.gov.ru. На портале обязаны регистрироваться все заказчики, проводящие тендеры по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

В ЕИС помимо собственно конкурсной документации размещаются планы закупок организаций (это позволяет поставщикам планировать и свою деятельность по участию в тендерах). Также здесь находится реестр недобросовестных поставщиков, реестр жалоб, сведения об исполнении контрактов, данные о формировании начальных максимальных цен и много другой полезной информации, помогающей участникам тендеров.

Закупки частных компаний можно искать самостоятельно, но это не слишком продуктивно: вручную пересмотреть сотни интернет-ресурсов в короткие сроки невозможно. Выход есть: сведения о закупках аккумулируются на сайтах электронных торговых площадок компаний. В структурированном виде с хорошим поиском по десяткам параметров информация о тендерах коммерческих и государственных компаний сводится воедино в агрегаторах закупок (my-tender.ru, findtenders.ru, synapsenet.ru, tenderplan.ru и другие). Эти сервисы работают как на бесплатной, так и на коммерческой основе. Скажем, на synapsenet.ru годовой пакет услуг по подбору тендеров по вашим параметрам обойдется в 4800 рублей.

Этап 2. Оценка тендера

Даже если вы нашли подходящий по профилю вашей деятельности тендер, его необходимо грамотно оценить на вероятность победы. Огромное количество закупок – как государственных, так и коммерческих, – «заточено» под конкретных поставщиков. И подавая заявку на такой конкурс, вы просто потеряете время.

Отличить фиктивный тендер от реально конкурентного можно по наличию специфических требований. Если закупка автомобиля предполагает комплектацию, в точности совпадающую с аналогичной в самом крупном городском автосалоне, это повод задуматься. А если изучая историю тендеров заказчика, вы наткнулись на конкурс, когда-то уже выигранный тем самым автосалоном, значит сомнений быть не может: техзадание написано под конкретного участника.

Также на этом этапе просчитывается экономическая выгода от участия в тендере и процент от начальной цены, на который можно «подвинуться», участвуя в торгах.

Этап 3. Оформление электронной подписи

Чтобы зарегистрироваться на торговой площадке, нужно получить электронную цифровую подпись (ЭЦП) в одном из удостоверяющих центров. ЭЦП – это компьютерные файлы с уникальной кодировкой, сделанной специально для владельца подписи. После установки на компьютер ЭЦП можно удостоверять все электронные документы, направляемые для участия в тендерах.

Для оформления подписи нужно предоставить учредительные документы (для юрлиц) или паспорт и ИНН (для физлиц и ИП). Стоимость ЭЦП для участия в торгах начинается от 4000 рублей. Можно оформить электронную подпись для разных торговых площадок – это будет стоить дороже, но такая ЭЦП эффективнее, поскольку можно будет участвовать в широком спектре тендеров.

Этап 4. Подготовка документов

В зависимости от вида тендера – электронный аукцион, запрос котировок или запрос предложений – отличается объем необходимой документации, но базовый пакет для всех типов закупок одинаков. Несмотря на то, что законодательство позволяет подавать документы в бумажном виде, для участия в торгах на электронной торговой площадке требуется размещать отсканированные копии документов.

Документы, которые предоставляет участник (поставщик)

• Копия свидетельства о регистрации или выписки из ЕГРИП/ЕГРЮЛ
• Копия устава организации
• Свидетельство о постановке на учет в налоговой (ИНН организации)
• Подтверждение финансовой состоятельности (справка из банка о состоянии счета, бухгалтерский баланс за последний период).
• Сертификаты и лицензии на товар (если нужны).
• Для большинства тендеров требуется обеспечение участия – денежная сумма, которая передается заказчику в залог того, что участник всерьез намерен бороться за победу. Залог возвращается, если участник выполнил все требования. Немногие компании могут направлять на эти цели живые деньги, поэтому обычно в качестве залога передается документ – банковская гарантия.

Документы, предоставляемые заказчиком

• подробное описание предложения товаров или услуг;
• начальная максимальная цена (если предполагается);
• устав, свидетельства, лицензии;
• другие требуемые документы.

Специфика работы с порталом zakupki.gov.ru

Как уже отмечалось ранее, нужные тендеры можно найти на www.zakupki.gov.ru. С этой целью регистрируются на главной странице сайта. Стоит иметь в виду, что для создания личного кабинета на сайте требуется сертификат для работы на нём и специальное программное обеспечение.

Далее необходимо проверить, соответствует ли ваш компьютер тем требованиям, которые предъявляются для работы с вышеназванным сайтом.

Зарегистрированные могут выполнять следующие действия:

• вносить данные о подписанном контракте, об участниках заказа, сроках заявок, конкурсной документации, изменений и т. д.;
• формировать и размещать заказы различными способами;
• формировать протоколы, прикреплять документацию к карточке заказов, заключать сопутствующие договоры в онлайн-режиме;
• формировать и размещать планы и планы-графики;
• получать исчерпывающую информацию о контрагентах, которая позволит адекватно оценить их возможности;
• в разделе «Жалобы» смотреть информацию о недобросовестных компаниях;
• мониторить закупки;
• выбирать заказы, воспользовавшись поиском. Можно искать по предмету контракта, его цене, по организации, по месту поставки и даже по прикреплённым файлам. Есть возможность простого и расширенного поиска;
• настроить уведомления об интересующих заказах или другой информации, значительно сэкономив своё время на поиск.

Прежде чем создать аккаунт на сайте zakupki.gov.ru, необходимо получить специальный сертификат для работы на нём

На сайте есть возможность запустить как быстрый поиск тендеров, так и расширенный.

Быстрый поиск осуществляется следующим образом:

• вводится наименование заказа, заказчика, лота или номер извещения в поле ввода поискового запроса;
• нажимается кнопка «Найти»;
• далее выполняется поиск, и отображаются результаты в центральной части страницы;
• поиск выполняется по объединённому реестру заказов и закупок по введённому поисковому запросу (т. е. как по закупкам, проводимым в рамках 44-ФЗ, так и по закупкам, проводимым в рамках 223-ФЗ).

Быстрый поиск актуален лишь в том случае, если известно наименование заказа (лота, заказчика) или номер извещения. Для более подробного поиска лучше использовать расширенный поиск, т. е. перейти по соответствующей вкладке на сайте.

Расширенный поиск предполагает следующие действия:

• введение в поисковую строку запроса (здесь вводится полностью или часть номера извещения, наименование заказа или лота, полного наименования заказчика);
• дальнейшая настройка необходимых параметров поиска.

Тендеры давно уже пользуются популярностью у юридических и физических лиц не только за рубежом, но и в России. Участие в тендерах даёт возможность привлечь новых клиентов, при благоприятном стечении обстоятельств — заключить контракты с крупными компаниями, что, в свою очередь, сказывается на прибыли участников торгов. Тендер — это отбор в виде конкурса, организованный исходя из предпочтений заказчика. Участники подобной процедуры предоставляют свои предложения в соответствии с условиями, которые объявлены в правилах тендера. Заказчик делает выбор в пользу той компании или ИП, чьи условия показались ему наиболее выгодными.

Автор статьи: Александр Бережнов

Предприниматель, маркетолог, автор и владелец сайта «ХитёрБобёр.ru» (до 2019 г.)

Закончил социально-психологический и лингвистический факультет Северо-Кавказского социального института в Ставрополе. Создал и с нуля развил портал о бизнесе и личной эффективности «ХитёрБобёр.ru».

Бизнес-консультант, который профессионально занимается продвижением сайтов и контент-маркетингом. Проводит семинары от Министерства экономического развития Северного Кавказа на темы интернет-рекламы.

Лауреат конкурса «Молодой предприниматель России-2016» (номинация «Открытие года»), молодежного форума Северного Кавказа «Машук-2011”.

Техническое задание

В Техническом задании (ТЗ) содержится требования к объекту закупки. Изучив его, поставщик должен дать себе отчет в том, сможет ли он исполнить контракт, то есть поставить нужные товары или выполнить работы. ТЗ должно содержать максимально подробное описание объекта закупки и его конкретные параметры.

Читая техническое задание, важно обращать внимание на формулировки, которые применяет заказчик. Некоторые из них толкуются неоднозначно. Бывает, что заказчик вкладывает в формулировку один смысл, а поставщик понимает это по-другому

В итоге возникает ошибка при заполнении заявки, и заказчик ее отклоняет. Например, такие фразы как «не больше», «не меньше», «от… до…», знаки, символы и прочее. Дело в том, что если заказчик пишет, например, что ширина должно быть «не менее 90 см», он может подразумевать следующее:

Бывает, что заказчик вкладывает в формулировку один смысл, а поставщик понимает это по-другому. В итоге возникает ошибка при заполнении заявки, и заказчик ее отклоняет. Например, такие фразы как «не больше», «не меньше», «от… до…», знаки, символы и прочее. Дело в том, что если заказчик пишет, например, что ширина должно быть «не менее 90 см», он может подразумевать следующее:

• поставщик должен поставить изделие шириной более 90 см включительно (как того требуют правила математики), то есть 90 см входит в этот диапазон;
• 90 см не включается в диапазон, хоть это и противоречит математическим правилам.

На изображении выше в графе 6 представлено пояснение для участников закупки о том, как именно они должны указывать характеристики товаров. Например, про параметр «Назначение» оговорено, что его нужно перенести в заявку в том виде, как сформулировал заказчик (то есть менять формулировки нельзя). А вот насчет некоторых других параметров правила иные. Заказчик указывает в Техническом задании, что товар (марля медицинская) должен иметь поверхностную плотность «не менее 39» г/кв. метр и ширину «не менее 90» см. И тут же он поясняет, что в заявке поставщик должен указать единственное значение в отношении этих параметров, то есть точную ширину конкретно той марли, которую он предлагает к поставке. Она должна быть равна или больше установленного заказчиком размера. Таким образом, поставщик должен указать, что предлагает марлю шириной, например, 90 см (или 100, 110 и так далее). А вот если написать, что ширина марли «не менее 90 см», заявку отклонят. То же самое произойдет, если указать ширина 80 см, поскольку это значение не входит в диапазон, установленный в ТЗ. Такие же условия прописаны и для параметра «поверхностная плотность».

Тендерный отдел и управление процессом

Руководитель (начальник) тендерного отдела осуществляет управление процессом, выполняя планирование, мониторинг, контроль, анализ и принятие управленческих решений. В различных компаниях тендерная работа и процесс управления может быть организован различными вариантами. Но мы рассмотрим стандартный вариант, когда функции руководства тендерного отдела осуществляет руководитель тендерного отдела.

Руководитель тендерного отдела планирует ход процесса в соответствии с количеством согласованных тендеров, используя следующую информацию:
• информация об объявленных тендерах,
• требования организатора закупки, изложенные в закупочной документации,
• информация о результатах участия в торгах

Руководитель тендерного отдела фиксирует результаты планирования во внутренних документах отдела. На практике планировать подготовку тендеров можно используя Excel. То есть вести таблицу с информацией по заказчику, предмету закупки, начальной (максимальной) цене, цене участника, сроках окончания приема документов, сроках подведения итогах и прочей информацией, которая может быть полезна в работе. Данную таблицу можно использовать для отчетности руководству.

Как альтернатива данному варианту, отчетность можно вести в специализированных сервисах и программах.

Документы для тендеров, которые готовит заказчик

Сам заказчик также должен подготовить извещение, ориентируясь на требования ст. 42 ФЗ N 44, а также бумаги, которые необходимы согласно ст. 50, 64 и 87 ФЗ N 44.

Организатор обязан предоставить:

• проект контракта (требования к нему установлены в ст. 34 ФЗ N 44);
• техническое задание (ст. 33 ФЗ N 44);
• документальное обоснование цены контракта, которая определена с помощью методов, закреплённых в ст. 22 ФЗ N 44;
• проектно-сметные бумаги (необходимы для выполнения подрядных работ).

При рассмотрении заявок от поставщиков/исполнителей заказчик публикует протоколы о соответствии поданных заявок установленным им требованиям.

Заказчику понадобится подготовить и протокол отказа от подписания контракта. Документ может потребоваться в случае, если заказчику потребуется отказаться от услуг победителя конкурса уже на стадии подписания договора.

По ходу процедуры определения исполнителя заказчик обязан документировать в протоколах каждый этап. Понадобится составить документы, отражающие процесс допуска и отклонения участников, а также протокол по итогам торгов.

Подготовка документации для участия в тендерах:

Оформление тендерной документации — практический пример (полный текст документов на участие в тендерах):

Документы для скачивания (бесплатно)

Тендерная документация образец

Шаг 1. Подготовка необходимых документов

Пошаговая инструкция по участию в тендерах для начинающего ИП (индивидуального предпринимателя) и ООО (общества с ограниченной ответственностью) начинается с подготовки документов. Вот что нужно для участия в госзакупках по 44-ФЗ:

• уставные документы;
• документы, подтверждающие правомочия генерального директора;
• решение об одобрении крупной сделки;
• лицензии, если деятельность, которую осуществляет организация, подлежит лицензированию;
• свидетельство СРО, если в соответствии с законодательством участие в СРО является для организации обязательным.

Могут понадобиться копии выполненных договоров и актов к ним, документы о квалификации сотрудников, справки об отсутствии задолженности по налогам и сборам.

Отказ от заключения контракта по 44-ФЗ

Обучение по 44-ФЗ Обучение для госзаказчиков Обучение для поставщиков Повышение квалификации Профпереподготовка Обучение контрактных управляющих Обучение по 223-ФЗ Обучение для заказчиков Обучение для поставщиков Повышение квалификации Профпереподготовка

Антикризисное предложение до 16 января

Отказ от заключения контракта по 44-ФЗ: основания и процедура оформления

При обнаружении несоответствий в этой статье оставьте оставьте заявку и получите скидку 30% на любой курс по госзакупкам

Из этой статьи вы узнаете:

• Причины отказа от заключения контракта по 44-ФЗ в 2020 году для поставщика
• Ответственность поставщика при отказе от заключения контракта по 44-ФЗ
• Порядок отказа от заключения контракта по 44-ФЗ для поставщика-победителя
• Основания для отказа от заключения контракта заказчиком по 44-ФЗ
• Алгоритм действий при отказе от заключения контракта по 44-ФЗ по решению заказчика
• Об обжаловании отказа от заключения контракта по 44-ФЗ со стороны госзаказчика
• О последствиях для заказчика при неправомерном отказе от заключения контракта по 44-ФЗ

Отказ от заключения контракта по 44-ФЗ может инициироваться и поставщиком, и заказчиком. Необходимо отметить, что эта возможность является более выгодной для заказчика, который поддерживается целым списком веских оснований для отказа. В то время как поставщику отказаться от заключения контракта почти всегда означает попасть в реестр недобросовестных партнеров.

Согласно закону 44-ФЗ, возможность отказа предоставляется заказчику даже после окончания конкурсной процедуры, объявления победителя и внесения протокола в ЕИС. Однако и в этом случае есть нюансы. Обо всех особенностях отказа и для заказчика, и для поставщика мы расскажем в этой статье.

Причины отказа от заключения контракта по 44-ФЗ в 2020 году для поставщика

Иногда потенциальные исполнители, принимающие участие в торгах в рамках закона 44-ФЗ, не хотят подписывать соглашение на предоставление ТРУ. Обычно подобные действия объясняются следующими причинами:

1. Во время заключения договора поставщик понимает, что не сможет выполнить условия, указанные в документации, либо что такая работа не принесет ему желаемого дохода. В подобном случае все проблемы связаны с его недостаточной внимательностью при подготовке к тендеру, то есть при ознакомлении с ТЗ, контрактом, извещением. Также причина отказа от заключения контракта по 44-ФЗ может быть связана с техническими ошибками, допущенными во время расчета рентабельности и суммы, до которой исполнитель готов снизить свою цену в процессе торгов. Либо могут быть виноваты технические специалисты, допустившие ошибки во время аукциона.
2. Наблюдается резкий и внезапный рост цен на продукцию или материалы, что может быть связано с изменением курса американской валюты, общей ситуацией в сфере экономики. В результате работа по контракту становится невыгодной.
3. Приложения к основному договору дополнены новыми требованиями покупателя. Такие действия могут привести к непредсказуемым и очень долгим судебным тяжбам. В приложениях к контракту, допустим, заказчик решил не обозначать некоторую часть технического задания, в результате чего критерии оценки выполненных работ теряют однозначность.
4. Продавец неожиданно для себя выиграл сразу несколько торгов, но не имеет финансовых и технических возможностей, чтобы выполнить все необходимые заказы. Нередко неопытные исполнители только учатся работать в системе госзакупок и вдруг становятся победителями тендера. Причина в том, что никто из остальных участников не был готов работать на подобных условиях.
5. Заказчик не хочет работать с конкретным исполнителем и всеми силами дает ему понять, что такое партнерство не приведет к нормальному завершению работ и подписанию приемочных бумаг.
6. Невозможно производство товара в единственной компании, что связано с пожаром, банкротством и иными серьезными обстоятельствами.

В итоге исполнитель может прибегнуть к отказу от заключения контракта по 44-ФЗ.

Ответственность поставщика при отказе от заключения контракта по 44-ФЗ

Победивший в тендере поставщик обязан подписать договор на предоставление ТРУ, даже если у него нет товаров или финансов для предоставления обеспечения либо не функционирует оборудование, используемое в процессе производства.

К серьезным причинам для выхода из сделки не относят изменение изначально запланированных условий. Под последним понимается резкий скачок курса валюты, лишающей исполнителя выгоды при закупке зарубежной продукции. Также это может быть ситуация, когда у продавца нет ресурсов для выполнения условий.

Покупатель не станет заставлять вторую сторону соглашения закрепить сделку в случае отказа последнего от заключения контракта по 44-ФЗ после проведения, например, аукциона. Однако продавцу нужно понимать, что за подобным его решением последует наказание:

• Присвоение организатором тендера обеспечения поданной на торги заявки.
• Включение компании исполнителя в РНП. В таком случае она не сможет участвовать в государственных и муниципальных закупках. Дело в том, что организаторы торгов подобного уровня обычно работают только с претендентами, отсутствующими в данном реестре.

Если исполнитель не собирается осложнять свою дальнейшую профессиональную деятельность, он должен контролировать ход закупки, а также корректировки, вносимые в документацию по тендеру, чтобы успеть отозвать свою заявку.

Санкции действуют на поставщиков, решившихся на отказ от заключения контракта по 44-ФЗ. Также наказываются исполнители, которые не успели подписать бумаги до конца выделенного на это срока, не передали покупателю сумму обеспечения, документы, необходимые для корректировки изначального договора в соответствии с предложенными победителем условиями.

При подобном стечении обстоятельств заказчик предлагает место исполнителя участнику, занявшему вторую позицию. Отметим, что нового поставщика не могут наказать при отказе от сделки.

При использовании формата запроса котировок договор заключается с победителем или с исполнителем, которому было присвоено второе место. Этот участник получает возможность заключить сделку, если зафиксирован отказ от заключения контракта по 44-ФЗ от выигравшего поставщика. При этом последнего заносят в реестр недобросовестных исполнителей.

При проведении тендеров обязанность подписать контракт ложится исключительно на победителя, остальные поставщики вправе по своему усмотрению решать свою судьбу при поступлении от организатора торгов подобного предложения. При запросе котировок используется иной подход, по которому на второго участника возлагается такое же обязательство, что и на победителя.

Отказ от заключения контракта по 44-ФЗ не всегда влечет за собой наказание для поставщика. Чтобы не попасть в РНП, необходимо действовать в соответствии с установленными законом основаниями. Так, причинами для того, чтобы не подписывать документы, могут быть судебные разбирательства, обстоятельства непреодолимой силы, а именно стихийные бедствия, вооруженные конфликты, пр.

Порядок отказа от заключения контракта по 44-ФЗ для поставщика-победителя

Нежелание продавца подписывать соглашение с заказчиком может выражаться активными действиями или полным бездействием. Во втором случае он не подписывает документы за выделенное на это время либо задерживает обеспечение.

Принцип действия исполнителя зависит от причины для отказа:

1. При появлении обстоятельств непреодолимой силы поставщику необходимо передать покупателю информацию о случившемся не позже, чем в течение дня. Уведомление отправляется в письменном виде. В нем отмечается причина отказа от заключения контракта по 44-ФЗ, реквизиты закупки. Разрешается передать документ заказчику либо прибегнуть к почтовым услугам.
2. Можно договориться с покупателем, чтобы отказ от сделки не привел к крайне неприятным для исполнителя последствиям. В этом случае контракт изначально подписывается, а после расторгается по соглашению сторон.
3. Если отказ от заключения договора вызван неточностями в тексте документа, то заказчику отправляется протокол разногласий. При этом поставщик должен соблюсти сроки подписания документов. Далее покупатель может скорректировать текст.

В обязанности заказчика входит передача в ФАС данных продавца, решившего избежать сделки по результатам тендера. В противном случае первого ждет административная ответственность в виде штрафа. Когда информация направлена в антимонопольную службу, поставщик может быть внесен в РНП – через два года его удалят из данного списка.

Исполнитель может постараться доказать, что невиновен в произошедшем, направив жалобу в ФАС либо иск в суд. Если ему повезет, то фирму удалят из указанного выше списка.

Основания для отказа от заключения контракта заказчиком по 44-ФЗ

Отказ от заключения контракта по 44-ФЗ со стороны заказчика допускается в установленных законом случаях:

• Победителем были предоставлены ложные сведения о ТРУ либо о соответствии товара техническим и другим характеристикам, прописанным в извещении по тендеру (ч. 9 и ч. 10 ст. 31). Если заказчик понял, что ему дали неверные данные после размещения в ЕИС итогового протокола с результатами закупки, он может отказаться от заключения контракта с исполнителем.
• Поставщик-победитель конкурса не подписал документы в течение десяти дней – срок зафиксирован в ст. 54 закона о госзакупках. Покупатель может обратиться в суд, чтобы возместить свои убытки, которые превышают размер предоставленного обеспечения заявки. Далее договор подписывается с участником, который был признан вторым во время тендера. Бывает, что аналогичная ситуация складывается после того, как были озвучены итоги аукциона, и стороны не подписывают бумаги за десять дней. Тогда считается, что победитель уклонился от сделки. Заказчик может направить жалобу в суд, чтобы вернуть сумму расходов, превышающую обеспечение. По закону 44-ФЗ, у поставщика отсутствует право игнорировать подписание контракта.
• Если победитель не успел передать обеспечение до окончания срока подписания бумаг, заказчик должен отказать ему в сделке. Далее поставщик получает статус уклонившегося по ч. 5 ст. 96. Если во время тендера цена снизилась минимум на четверть от НМЦК, продавец должен предоставить ОИК сопроводительную информацию (ч. 2 ст. 37), расчеты, на которых он основывался, когда соглашался на данную оплату ТРУ (ч. 9 ст. 37).

Алгоритм действий при отказе от заключения контракта по 44-ФЗ по решению заказчика

Для отказа от заключения контракта по 44-ФЗ покупатель должен:

1. За три дня подготовить, передать информацию в УФАС. В противном случае ему грозит штраф 15 000 рублей, если речь идет о должностном лице, и от 100 000 до 500 000 рублей для юридического лица по ст. 19.7.2 КоАП.
2. Опубликовать протокол отказа от контракта в ЕИС, заверенный каждый участником комиссии, – на это дается день. В бумагах необходимо отметить время, дату составления, реквизиты победившего поставщика и обоснование такого решения заказчика (ч. 11 ст. 31 закона 44-ФЗ).
3. Не позже, чем через два дня передать поставщику его экземпляр.
4. Возвратить обеспечение не дольше, чем за 5 рабочих дней.

Обжалование отказа от заключения контракта по 44-ФЗ со стороны госзаказчика

Поставщик может обжаловать отказ заказчика от сделки, о чем говорится в ч. 12 ст. 31 закона 44-ФЗ. Порядок для таких действий победителя тендера установлен в 6 главе этого закона.

Подать жалобу в суд на незаконные действия, имеющие отношение к отказу от заключения контракта по 44-ФЗ, можно до завершения срока такого контракта.

При составлении жалобы исполнитель должен учитывать ряд требований интересующего нас ФЗ:

• Жалоба обязательно подается в письменном виде, но может иметь произвольную форму. При этом в ней необходимо зафиксировать все сведения, которые требует закон 44-ФЗ.
• В направляемом в суд документе обязательно прописывается информация о компаниях участника и заказчика, а именно фирменное наименование, место нахождения, контактные данные. Необходимо подробно, с указанием всех деталей, изложить суть действий стороны-нарушителя. Также важно зафиксировать все реквизиты закупки, во время осуществления которой возникли проблемы.
• Жалобу передают проверяющей инстанции вместе с бумагами, способными подтвердить ее обоснованность. Все подобные документы не только прикладывают к претензии, но и перечисляют в тексте.

После того как весь необходимый пакет собран, уполномоченный представитель исполнителя ставит подпись под жалобой. Чтобы подтвердить полномочия этого лица, нужно прикрепить копию соответствующего документа.

Если при подготовке жалобы были соблюдены не все требования закона 44-ФЗ, проверяющие имеют право отказать в ее рассмотрении. Еще одна причина для отказа – наличие подписи под документом лица, не имеющего законного права на подобные действия. Жалоба не будет рассматриваться, если была подана позже отведенного на это периода времени.

Документы возвращают без рассмотрения в течение двух рабочих дней с момента подачи. При этом исполнитель получает отказ в письменной форме с причинами возврата.

Поставщик может обжаловать, опираясь на закон 44-ФЗ, любые действия государственного или муниципального заказчика, являющиеся незаконными, необоснованными, в основе которых лежат требования, неподкрепленные законодательными актами, а также бездействие. Как показывает судебная практика, при обжаловании действий заказчика судебные инстанции и органы, регламентирующие госзакупки, часто становятся на сторону продавца. Но если для отказа от заключения контракта по 44-ФЗ существовала серьезная причина, не стоит даже тратить время на обжалование. Иными словами, для наиболее плодотворной деятельности сторонам соглашения нужно знать все требования законов в области госзакупок и не нарушать их.

Неправомерный отказ от заключения контракта по 44-ФЗ: последствия для заказчика

Организатору торгов не стоит волноваться о последствиях внеплановой проверки антимонопольной службы, если закон 44-ФЗ дает ему возможность отказаться от заключения контракта. В противном случае наказание будет выбрано по ст. 7.32 КоАП.

Отсутствие в ЕИС проекта соглашения после отведенного для размещения срока определяется как незаконное уклонение покупателя от сделки. Подобным образом проверяющие рассматривают и пропуск сроков подписания бумаг.

Для должностных лиц указанная выше статья КоАП фиксирует штрафные санкции размером 50 000 рублей. Тогда как для юридических лиц они находятся на уровне 200 000 рублей.

Покупатель имеет право на отказ от заключения контракта в случаях, установленных законом 44-ФЗ. Также подобное решение необходимо подтвердить, указав конкретные причины.

Для исполнителя все сложнее – в большинстве случаев нежелание победителя подписывать документы по сделке приводит к его включению в РНП, после чего не способен участвовать в закупках. Существует только два случая, когда поставщик законно может отказаться от предложения заказчика, не опасаясь последствий: при возникновении обстоятельств непреодолимой силы либо после вынесения судом соответствующего решения.

Источник https://goscontract.info/shablony-dokumentov/skolko-nuzhno-khranit-dokumenty-o-zakupkakh

Источник https://sro-lex.ru/tendernaa-dokumentacia/

Источник https://cett.biz/poleznaya-informaciya/statii/otkaz-ot-zaklyucheniya-kontrakta-po-44-fz/