Как создание плана процесса поможет преуспеть вашему бизнесу

Визуализация процессов может помочь создать диаграмму бизнес-процесса или набора процессов. Она определяет последовательность событий в предстоящем рабочем процессе и часто является его визуальным отображением. Впоследствии схемы процессов позволяют руководителям и менеджерам проектов сближать команды, помогать людям понять свою роль в проекте и то, как их работа влияет на работу других и, в конечном итоге, на общий результат.

Планы процессов обычно иллюстрируют новый процесс, документируют его или помогают оптимизировать существующий. С помощью программ картирования процессов каждый может создать визуальное представление проекта.

Преимущества создания плана процесса

Благодаря способности наглядно видеть и понимать процесс от начала до конца, быстро обнаруживаются возможности для повышения эффективности. Кроме того, схема технологического процесса может помочь вам:

• создать документацию процесса
• продемонстрировать визуальный проект от начала до конца
• продемонстрировать понятную руководству визуальную информацию
• подчеркнуть такие неопределенные факторы как сложности и дублирование
• разбить процесс на отдельные шаги, используя понятные символы
• показать взаимосвязь участников команды, это может облегчить более их более существенные совместные действия
• дать вашей команде реальный ориентир
• определить проблемы и способы их решения
• предоставить вам (и вашей команде) возможность принимать более обоснованные решения
• создать библиотеку схем, которые можно модифицировать и многократно использовать по мере появления новых проектов
• задавать более стратегические вопросы и находить ответы на них
• предоставлять клиентам более качественные продукты и услуги
• создавать документацию по соблюдению требований и аудит
• Системы управления качеством (QMS)

Способы использования плана процесса

Независимо от того, работаете ли вы на производстве, в офисе, на складе или в медицинском учреждении, составление карт процессов поможет вашей команде лучше понять, как функционируют компоненты и в чем их личная роль. Демонстрация преимуществ поможет каждому почувствовать себя более вовлеченным в работу и создание продукта. Давайте рассмотрим два способа использования картирования процессов, чтобы вы могли решить, какой из них подходит для вашего проекта.

Схема процесса

Диаграмма процесса показывает взаимосвязи между основными компонентами проекта или предприятия. Она поможет вам установить стандарты и процедуры и может использоваться в качестве руководства для решения вопросов. Кроме того, она гарантирует, что ваши команды выполняют рабочий процесс в заданной последовательности.

Схемы рабочего процесса помогают документировать и оптимизировать процесс или моделировать новый. Когда эти схемы создаются с помощью программного обеспечения для картирования процессов, они могут содержать символы, которые раскрываются при нажатии на них и предоставляют дополнительную информацию о каждой фазе процесса. Поэтому, прежде чем настраивать рабочий или бизнес процесс, включающий набор шагов, вы можете описать весь этот процесс при помощи диаграммы.

Пример изображения схемы процесса

Бизнес-процесс

Создание плана бизнес-процесса сводится к описанию деталей вашего процесса. Она показывает все его этапы от начала до конца. Процедура включает в себя описание того, кто должен участвовать, что именно они должны делать, когда они должны это сделать и как определяется выполнение их задач. Это дает членам вашей команды ответ на вопрос “зачем”, возможность верить в успех и понимать большие цели. Он показывает им их роль, почему они важны для всего процесса и как команда будет работать вместе, чтобы выполнить проект.

Как и во всех диаграммах процессов, при картировании бизнес-процессов используются символы для обозначения узловых точек, и при нажатии на эти символы раскрывается дополнительная информация.

Пример диаграммы бизнес-процесса

Типы плана процесса

Поскольку разные компании и разные проекты имеют свои собственные уникальные особенности, постоянное использование одного и того же стиля плана процесса, вероятно, не является лучшим использованием инструмента. Существует несколько типов визуализации процессов для более конкретных целей. Давайте рассмотрим различные типы графического отображения процессов, чтобы вы могли решить, какой из них подходит для вашего проекта.

Детальное планирование процесса

Детальное планирование процесса показывает подробности проекта в форме диаграммы процесса. Оно предоставляет точный пошаговый технический анализ, включающий исходные данные, результаты, измерительные методы и список людей, необходимых для завершения процесса. Это делает возможным прояснить детали, показать зависимости и помочь команде подготовиться к работе (и оставаться нацеленной на результат после начала реализации проекта) , Подробные планы процессов обычно связаны с планом высокого уровня для первичного или основного процесса.

Документальное планирование процесса

Документальное планирование процесса задает входные и выходные данные проекта. План показывает информацию, которая необходима на каждом этапе, а также результаты (или материальные элементы или услуги), связанные с проектом. Это дает возможность лучше понять, что нужно вашей команде для выполнения работы и как должен выглядеть конечный результат. Добавление документального плана процесса к подробному плану процесса помогает прояснить параметры и решения, которые могут повлиять на вашу работу.

Планирование процесса высокого уровня

План процессов высокого уровня включает обзор процессов и целей на уровне организации. Для проекта это позволяет вам просто определить отделы и должности в этих отделах, для которых вам нужна будет информация. Если вы используете программное обеспечение для создания диаграммы процессов, каждый отдел или должность могут быть интерактивными, чтобы обеспечить углубленное рассмотрение нужд проекта.

Визуализация плана процесса

Очертив текущие и будущие процессы, вы можете получить общее представление, как будет работать ваша организация или ваш проект. Этот общий взгляд может помочь вам найти новые способы организации работы, определения важных участников и ключевых узлов, улучшения рабочих отношений и создания процесса, позволяющего максимально использовать ресурсы вашей команды.

“Дорожки” и межфункциональное планирование процессов

С помощью “дорожек” или межфункциональной схемы процесса вы можете определить отделы, участвующие в проекте, а затем разбить процесс на этапы и поместить эти этапы на “дорожку” ответственного за них отдела. Это отличный способ взглянуть на процесс по-новому, найти области улучшения и точно определить реальные или потенциальные недостатки или дублирование в процессе для раннего планирования.​

Отображение цепочки процессов с добавленной стоимостью

Если вы хотите, чтобы ваша команда имела возможность взглянуть на процесс в целом, то может быть целесообразным использование плана процессов с добавленной стоимостью. Это быстрый и простой план отдельных блоков, который позволяет визуально представить процесс, увидеть основных участников проекта и получить общее представление о его осуществлении.

Отображение цепочки процессов с потоком создания ценности (VSM)

Отображение потока создания ценности — метод, используемый для иллюстрации, анализа и улучшения шагов, необходимых для предоставления продукта или услуги. Процедура особенно полезна при поиске и устранении отходов. VSM — ключевая часть методологии, которая анализирует схему процесса и информацию от источника до поставки клиенту. Она обычно используется компаниями, которые производят материальные товары для потребителей.

План операций процесса

Составление плана процессов — это инструмент планирования процессов создания ценности, который показывает операции с добавленной стоимостью и без нее. Оно помогает показать, где происходят эти операции, и определить совместные действия участников, которые могут повысить стоимость там, где раньше этого не было.

Составление схемы рабочего процесса

При создании диаграммы процесса в формате “схемы”, она не будет содержать символов Унифицированного языка моделирования (UML). Вместо этого используются информационные обозначения или слова. Это отличное решение для объяснения людям, которые не знают символы UML или предпочитают слова символам.

Создание плана бизнес-процессов требует времени, но оно того стоит. Предоставляя каждому члену вашей команды общее видение, знание процесса и задач или просто более глубокое понимание того, как все функционирует, вы можете установить четкие границы, наметить роли и обязанности и помочь всем понять, что и когда нужно делать. И если вы полагаете, что создание плана процессов подходит только для бизнеса, который производит материальную продукцию, подумайте еще раз.

В 2018 году Национальная медицинская библиотека США и Национальный институт здравоохранения США опубликовали статью о важности картирования процессов в здравоохранении. Согласно отчету, процесс создания планов принес пользу работникам здравоохранения, помогая им в следующем:

• Получить общее понимание
• Выявить возможности улучшения
• Добиться участия всех заинтересованных лиц
• Определить цели проекта
• Отслеживать прогресс проекта
• Проводить обучение
• Повысить степень личного участия
• Создать простой метод планирования

Таким образом, независимо от того, компанией какого типа вы управляете, будь то разработка программного обеспечения или здравоохранение, строительные проекты или маркетинг, создание планов процессов может помочь вам работать эффективнее и идти в ногу со временем. Кроме того, это поможет вашей команде работать вместе, имея общее видение, и каждому сделать все возможное для компании и ее клиентов. Изучите это пошаговое руководство ’ к созданию диаграмм, включающее программное обеспечение для процесса картирования.

Сведения об авторе

Задача команды Центра роста — помочь вам начать собственный бизнес, успешно управлять им и развивать его.

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Основные бизнес процессы. Что это такое, виды, описание и анализ бизнес процессов

Бизнес процессы: понятие, виды, определения

Бизнес процессы — совокупность простых мероприятий, созданных для создания конечной услуги или продукта. Если сказать проще, то бизнес процессы подразумевают профессиональные взаимоотношения между сотрудниками компании, коллектива, подразумевающие обмен информацией, определение способов её получения, анализ деятельности и так далее. Но такие взаимоотношения основаны на трех составляющих:

• сотрудник имеет заинтересованность в получении определенной информации;
• информация предоставлена самый важный момент деятельности;
• суть полученной информации понятна и проста.

Для более точного определения, можно сказать, что эта информация, дающая понять, что именно, где конкретно и когда именно. Только на основании таких четких определяющих можно наладить беспрерывный процесс производства, получить уверенность в правильно выдранном пути деятельности и реализации услуг. В противном случае, на производстве или в компании возникают неприятные ситуации в виде простое, не востребованности, отсутствия потенциальных заказчиков.

Еще проще, если и теперь непонятно, это метод планирования деятельности, который подразумевает чего и сколько необходимо производить, куда сбывать, кукую именно услугу кому и когда предоставлять. Здесь представлена лишь ознакомительная информация, которая требует более тщательного рассмотрения.

Классификация бизнес процессов

Беря во внимание данные методики бизнес процессов, можно выделить определенные методики проведения данных анализов. Основа была заложена Майклом Хаммером еще в конце сороковых годов прошлого столетия. Это даже не методика, а практические советы, где автор рекомендует придерживаться следующих принципов:

1. Работа должна приносить удовольствие, даже сама простая, которая многим кажется обыденной. Главное понимать, что это приносит пользу.
2. Только бизнес процессы способны объединить одинаково мыслящих людей (коллег, партнеров, сотрудников) в общем стремлении действовать в одном направлении.
3. Бизнес процессы способны дать возможность объединиться и действовать как одно целое, в одной связке;
4. Бизнес, ориентированные на процесс, достоин уважения, ориентирован на результат.

Так, еще в середине прошлого столетия, автор дал понять, что именно методы бизнес процессов способны сделать неприятные занятия, детальностью, которая заслуживает уважения. Только так ежедневная рутинная работа становится интересным занятием для простых людей. Они выполняют её с удовольствием, интересуются результатом и приносят огромную пользу предприятию и его хозяину.

Может ли ежедневное, односторонне занятие стать увлекательным. Оказывается, что может. Но это зависит не столько от простых тружеников, сколько от руководства и большого, или не очень, коллектива менеджеров, заинтересованных в процветании и успехе.

Методов для анализирования деятельности сегодня существует множество. Нельзя сказать, что именно это наиболее перспективно. Что именно можно использовать, каждый решает самостоятельно. На бизнес процесс сегодня даже важнее чем точно просчитанный бизнес план, хотя они немного похожи, если не останавливаться на масштабах процессов, которые охватывают огромные производства. Точный подсчёт и анализ, это все, что лежит в основе каждого метода. Читайте еще: Вендинговый бизнес: что это и как начать.

Бизнес процесс — это планирование и анализ деятельности

Чтобы понять, что такое основные бизнес-процессы необходимо начинать издалека. Например, человек просыпается, чтобы в ближайшее время отправиться на работу. Он просчитывает время на утренние процедуры, завтрак, поездка в транспорте или на собственном автомобиле к месту работы. Все эти этапы можно разделить на более мелкие временные отрезки. Но, в конце концов, результат таких действия — своевременный приход на работу. Это в домашней обстановке, но на работе все происходит приблизительно так же и это уже бизнес процессы.

Для того, чтобы подобное планирование происходило более налажено, каждый бизнес процесс дополнительно разбит на блок — схемы, которые более подробно описывают каждый конкретный шаг.

В качестве примера можно предложить такую схему:

Торговая компания «Дары полей»

Теперь вид деятельности компании можно разбить на блок- схемы

Эта примитивная схема показывает, что для каждого выделенного процесса будут расписаны дополнительные действия, последовательность выполняемых работ, функции, которые обязаны выполнять исполнители.

Функции исполнителей

Бизнес процессы на этом этапе основаны на построении подобных схем, в которых точно, по пунктам, расписаны действия ответственных за выполнение исполнителей. В перечне функций должны быть указаны:

• основные;
• дополнительные.

То есть, основная работа не исключает выполнение дополнительных функций. Например, для продажи килограмма мандарин, необходимо их иметь. То есть, поставщик должен доставить, сдать, покупатель принимает и определяет на хранение или же, подает в торговый зал. Продавец набирает необходимое количество, взвешивает, берет деньги. На этом этапе дополнительными функциями могут быть прием и сдача выручки, вынос тары, уборка рабочего места, сортировка товара и так далее.

Но это пример лишь одной небольшой торговой точки. Но для крупного предприятия это все выглядит немного иначе. Поэтому существует определенная классификация.

Бизнес — процессы классификация

Все эти процессы на предприятии классифицируются по следующим признакам:

• функциональные или структурные;
• управляющие;
• основные;
• обеспечивающие;
• внутренние;
• внешние.

Ели для небольших предприятий такая схема не представляет особых сложностей, то в крупных компаниях её выполняет целый штат сотрудников. Нарисовать схему не сложно, должностные обязанности каждого и без неё ясны. Но люди, занимающие созданием схем бизнес процессов должны составлять таким образом, чтобы на каждом этапе был виден объём выполняемой работы, как основной, так и дополнительной. Это не простые схемы, а точно продуманные шаги для реализации стратегических, глобальных планов. Только так, проводя анализ бизнес процессов, можно выявить ошибку, кем и на каком этапе она была допущена.

Вне всякого сомнения, это сложно, поэтому и трудится над такими схемами целый штат сотрудников. Но для успешной деятельности это необходимо, ведь такие процессы помогают решать массу задач. Это:

• продажа;
• закупка;
• производство;
• производство;
• реклама;
• маркетинг
• работа с поставщиками и региональными представителями;
• инвестиции;
• логистика;
• налоговые вопросы;
• работа с учредителями, акционерами.

Это все можно отнести к основным бизнес-процессам. Но существуют внутренние, которых гораздо больше, и они требуют более точного анализа. Но основные процессы помогают определить доход предприятия.

Внутренние бизнес процессы

Разработка таких планов направлена на осуществление основного вида деятельности компании. Некоторые руководители стараются такие вопросы даже не характеризовать как внутренние. Тем не менее, так они охватывают решение следующих задач:

• кадровые вопросы;
• исследование, маркетинг, анализ деятельности;
• администрация;
• бухгалтерия;
• развитие;
• аудит, сюда же можно отнести анализ бизнес процессов;
• безопасность;
• риски.

Каждый из этих пунктов имеет четко расписанные отдельные планы. Можно подумать, что это может продолжаться до бесконечности. Все происходит по типу построения какой-то пирамиды. Отчасти это так. Ну любой управляющий успешной компании подтвердит, чем подробнее, тем лучше конечный результат и проще искать виновных в каких-либо неприятностях.

Внутренние процессы еще характеризуют, как обеспечивающие деятельность компании. Если основные приносят доход, то внутренние обеспечивают условия для получения этого дохода. Клиентами таких процессов становятся сотрудники, которых называют в подобных схемах внутренними клиентами, обеспечивающие бизнес — процессы. Читайте еще: Бизнес в гараже. 20 идей мини производства в гараже.

Кадровый бизнес-процесс

Сотрудники — это те специалисты, которые обеспечивают получение дохода. Но требовать от них решения только этого глобального вопроса не целесообразно. В конце концов, каждому сотруднику должно быть комфортно при выполнении своих функций. Это важный пункт, который поможет реализовать множество планов. Ведь довольный сотрудник будет трудиться еще с большей отдачей на благо компании.

Реализация этих процессов подразумевает повторение определенных действий. Успешная деятельность предприятия возможна при грамотной кадровой политике, подбор и управление кадрами. Поэтому его реализация происходит по чётко установленной схеме. Предлагая вакансию, необходимо указать:

• название профессии, вакансии;
• причина освобождения места;
• в чьем подчинении будет находится сотрудник;
• обязанности;
• требования;
• возрастные ограничения, если есть, то почему;
• семейное положение;
• уровень образования;
• стаж работы по специальности;
• навыки в смежном направлении (работа с ПК, знания языков, водительские права);
• наличие вредных привычек;
• состояние здоровья;
• личные характеристики.

На наглядном примере можно рассмотреть желаемый должностной профиль. Например, что требуется от будущего соискателя на должность менеджера.

Понятно, что ни одна таблица не может быть взята за основу. По каждому отдельному предприятию существуют определенные требования или же их не существует вообще, что так же бывает. Но это должно настораживать, так как говорит о высокой степени недоверия к компании. После разработки требований к кандидату, начинается его поиск. Для этого используются все возможные рекламные уловки, от бесплатного интернета, до платных больших баннеров.

Пока идет поиск персонала должен быть разработан перечень вопросов для проведения собеседования с потенциальными соискателями. Таким образом составляется отдельные требования для каждой конкретной должности, бухгалтер и администрация не составляют исключение.

После опубликования объявления, начнется ежедневный поток потенциальных соискателей. Все данные претендентов обрабатываются и попадают в специальную базу. Отобранные кандидатуры приглашаются на собеседование. Но опытный HR-менеджер еще после телефонного разговора может отсеять часть претендентов. Люди, приглашенные в офис, должны заполнить анкету установленного образца, после чего пройти собеседование, после которого принимается окончательное решение по поводу того, подходит или нет данный кандидат. Если же решение положительное, тогда кандидат допускается к следующему бизнес-процессу.

Следующим этапом может стать психологическое тестирование, которое проводит сегодня большинство предприятий и компаний. Результаты тестирования анализирует психолог, после чего выносит свой вердикт. Специалист отмечает положительные и отрицательные стороны. Дает рекомендации по возможным путям устранения негатива или категорически не рекомендует данного кандидата.

Дальше может быть линейный менеджер, руководитель предприятия и только после этого может вынесено окончательное решение. Но даже после официального трудоустройства кадровый бизнес процесс не заканчивается. Теперь задача штатных менеджеров помочь разобраться, адаптироваться новичку в том, что ему предстоит делать и как влиться в трудовой коллектив.

На примере кадрового бизнес процесса, должно стать понятно, насколько это кропотливый и сложный путь. С таким же усердием обрабатывается все остальные шаги. Более того, после каждого процесса проводится тщательный анализ, помогающий выявить все негативы, недоделки и так далее.

Развитие

Стоит заострить внимание еще на одном виде бизнес процесса — это развитие. Здесь не так много пунктов, но это не обозначает, что работа не сложная. Процесс кропотливый, затрагивающие все этапы других бизнес процессов. Здесь разрабатываются план в таких направлениях:

• прибыль и перспективы её увеличения;
• расширение деятельности, сети или предоставления услуг;
• региональные расширения.

Это важный план, для реализации которого необходимы все остальные, ранее пройдённые запланированные этапы. Это относится как к внешним, так и к внутренним бизнес процессам. Развитие предусматривает реализацию всех планов с целью получения прибыли за конкретный период.

Если сказать проще, то это своеобразный бизнес план, построенный на основе анализа предыдущей деятельности компании. Создается проект развития, который должен быть реализован или не реализован до конкретной даты. На смену приходит новый и это уже может повторятся многократно, в зависимости от указанных в проекте дат.

Анализ бизнес процессов

Важнейший этап как для начинающего предпринимателя, так и для крупного предприятия. Анализ деятельности или бизнес процесса поможет проанализировать и понять, причину получения малого дохода или убыточности, найти пути устранения этого.

Для нашей страны такое понятие немного ново. Но о необходимости бизнес процессов заговорили еще в восьмидесятых годах прошлого столетия. Это произошло в Соединенных Штатах, когда многие бизнесмены убедились, что рентабельность и прибыль напрямую засвистят от целого комплекса мер для повышения эффективности деятельности, что стало именоваться бизнес процессом.

Анализируя деятельность, необходимо выделить несколько наиболее важных этапов.

1. За каждый определенный бизнес процесс отвечать должен специалист из числа сотрудников. Это особенно важно, если компания только начинает свой путь в мир большого бизнеса.
2. Бизнес процессы и их анализ требует большого количества информации, схем, графиков. Желательно использовать специальное программное обеспечение, которое значительно упрощает это довольно трудоемкий процесс.
3. Разрабатывая бизнес процесс, ориентироваться необходимо на вид деятельности предприятия. Например, процесс закупки и доставки товара определяется в одном бизнес процессе (основной), прием, хранение, расфасовку, выкладку в торговом зале и реализацию можно включать во внутренний бизнес процесс.
4. Краткость, без лишней информации, чтобы не получилось путаницы, отсутствовали пустые факты и лишняя нагрузка на исполнителей.
5. Использовать только правдивые данные, даже если они негативны. Ложные факты помогут создать неправдивый бизнес процесс, который в конце концов приведет к таким же последствиям.

Важно! Какой бы отрицательной не была деятельность компании, бизнес процесс создается именно для того, чтобы исправить положение. Только правда!

Автоматизированный бизнес процесс

Такая система стала внедряться не так давно. Да и что тут удивительно, когда понятия самого бизнес процесса знакомо далеко не всем бизнесменам. Не то, чтобы человек имеет достаточно знаний, чтобы все правильно составить и проанализировать. Просто не хватает времени на контроль за исполнением.

Существует специальное программное обеспечение, которое значительно упрощает весь процесс от составления до анализа и поиска путей исправления. То есть, это специальная программа, которая на основании введенных, собранных данных, самостоятельно осуществляет контроль над выполнением почти всех пунктов и самостоятельно проводит аудит. Человеку остается лишь ознакомиться с полученными данными, сделать выводы, принять меры для устранения ошибок.

Какое программное обеспечение выбрать

Таких программ действительно много. Но отрицательная сторона их в том, что все они адаптированы под ведение бизнеса за рубежом. Но наши программисты не стали стоять в стороне, видя повышенный интерес со стороны отечественных предпринимателе и бизнесменов. Так появились аналоги:

• Мой бизнес;
• Corporate Modeler;
• iGrafx Enterprise Central;
• Business Studio.

Это программы на простом доступном языке, адаптированные под различные оперативные системы. Любую из них можно выбрать для оптимизации собственного бизнеса.

Ручное или автоматизированное

Это нововведение, поэтому большинство современных бизнесменов предпочитают создавать бизнес процессы в ручном режиме. Небольшая часть людей только начинаю осваивать эти программные обеспечения. Есть надежда на то, что скоро весь бизнес, и большой, и малый, будет полностью автоматизирован в аналитическом направлении.

В любом случае, бизнес процессы позволяют быстро оптимизировать деятельность предприятия, не доводя его до критической точки. Только так руководство может повлиять и быстро изменить стратегию привычной деятельности. Главная цель большинства предприятий — это удовлетворение спроса заказчика, потребителя, партнера. Будет удовлетворен спрос, будет прибыль. Это прямо пропорциональная зависимость, которую поможет оптимизировать качественный бизнес процесс для оптимизации работа внутри предприятия.

Заключение

Тема сложная, но она простая для тех, кто понимает, что в бизнесе целесообразно просчитать каждый шаг, предусмотреть все риски, предположить, как можно больше убытков. Главное понимать, что все любит планирование, просчет. А люди, нанятые для реализации этих планов — это потенциальные партнеры, готовые принести все для получения наилучшего результата. Главное, чтобы люди были заинтересованы в результате работы. И тогда все будет на «отлично»! Успехов в бизнесе.

Источник https://www.microsoft.com/ru-ru/microsoft-365/business-insights-ideas/resources/succeed-with-process-mapping

Источник https://delayte-biznes.ru/osnovnye-biznes-processy-vidy-opisanie-i-analiz-biznes-processov/

Источник